リモート会議はルール作りでスムーズに！準備・進行ルールの例を紹介します

この記事では、リモート会議のおすすめルールを、準備編と進行編に分けて紹介しています。

こんなお悩み・課題を解決します。

なぜリモート会議にルールが必要か

リモート会議にルールが必要な理由は、コミュニケーションを取りやすくするためです。

一般的な会議のルールはこの記事では割愛します。

一般的な会議ルールとは、会議の最初に目的を宣言する、議題ごとに時間を決める、発言の際は質問なのかコメントなのか明確にする、などです。会議としてのルールも合わせて設定すると、よりスムーズな会議運営ができるようになります。

リモート会議の事前準備ルール

まずは、リモート会議を開催する前の事前準備ルールを紹介します。

リモート会議に参加する人は、何かしらの事前準備をする必要があります。会議に参加する人全員が共通のルールで準備ができることがゴールです。

リモート会議ツールを案内する

どのリモート会議ツールを利用するのか、事前に準備して連絡しましょう。

対面会議に例えると、どの会議室で会議をするのか事前に伝えるのと同じです。

Zoomなのか、Webexなのか、Teamsなのか。直接URLを送ることができるので、日時や参加者を添えて事前に連絡しましょう。

イヤホン・マイクを用意する

各自、イヤホン・マイクを用意しましょう。

リモート会議では相手の声が聞き取れるか、自身の声が伝えられるかが重要です。

例えば、相手の声が小さかったり自身の周囲の音にかき消されてしまうと相手の伝えたかったことを理解することができません。自分の声が伝わらない場合も同様です。

相手を理解し、自身を理解してもらうためにもイヤホン・マイクは必ず用意しましょう。

ビデオON・OFFを事前に伝える

リモート会議でビデオをONにするかOFFにするかは、事前に伝えるようにしましょう。

ビデオONであれば身だしなみを整えてから会議参加することができますし、ビデオOFFであれば無理に着替えや寝癖をなおす必要はありません。

事前にビデオのON・OFFを伝えない場合、こんなことが起こります。

• 周囲がビデオONにし始めて、寝癖のままで気まずいが仕方なくビデオをONにした
• ビデオONでコミュニケーションを取りたかったのに、周囲がビデオOFFのまま終始した

事前にビデオONなのか、OFFなのか、伝えるようにしましょう。

事前に資料を共有する

会議の目的・議題と合わせて、資料は事前に共有しましょう。

説明者が話していることを聴講者が聞きたいとも限らないものです。先読みしてまとめを見たかったり、ちょっと戻って資料を読み直したい場合もあります。事前に資料を読み込んで質問を用意したいという人もいます。自分のペースで資料をめくりたいのです。

対面会議であれば、資料を紙で渡すこともできますが、リモート会議では難しいです。リモート会議だと、リモート会議のアプリ上では自分のペースで資料をめくることができないものがほとんどです。

自分で資料を見てもらえるように、資料は事前に共有しましょう。

リモート会議の進行ルール

続いては、リモート会議の進行ルールです。

進行ルールといっても、司会だけが心がければ良いものではなく、会議に参加する全員が心がけることで会議がスムーズに進行できます。

会社にいるメンバーはリモート参加者に配慮する

これが一番難しいですが、会社にいるメンバーはリモート参加しているメンバーへの配慮を忘れないようにしましょう。

リアルで集まっているメンバーに対して、リモートから会話に入ることはとても難しいです。

私はリモートで会議に参加することが多いですが、私の会社は出社しているメンバーも多いため、こんなことが起こります。

• 前の会議が長引いている状況がわからず、待ちぼうけする
• 会議室のマイクがOFFのまま、いつの間にか会議が始まっている
• 会議室の特定の人がマイクから遠い位置に座っていて、声が聞こえない
• 会議室で会議が成立するため、会議中のマイク・スピーカーのトラブルに気づかない

慣れればどうということはないのですが、慣れないと孤独さを感じることがあります。

出社していても、会議室ではなく、全員が自席でリモートで会議に参加するなどして、リモート参加のメンバーも参加しやすい環境を作りましょう。

ラジオ参加を許容する

ラジオ参加とは、耳だけ参加している状況です。発言は基本的にしませんし、ビデオもOFFのままです。ラジオ参加を許容するとは、会議をBGMとして聴きながら別の作業をしても良い、ということです。

リモートでの会議への参加は、相手に見られていない、という点が会議室での参加と異なります。何か別の作業をしながら会議に参加することができるのです。

一般的に、会議に参加するスタンスとして、「発言しないなら参加するな」、「参加するからには発言しろ」ということをよく言われます。

ラジオ参加では、「発言するつもりはないが会議の内容は聞いておきたい」、「耳だけ参加していて、名指しで発言を求められたときだけコメントする」という参加の仕方ができます。

参加者間で常にディスカッションをする会議でなければ、ラジオ参加を許容することで、参加者の時間の有効活用ができるようになります。

発言時以外はミュートする

イヤホン・マイクを用意するにも記載しましたが、リモート会議での音質、もしくは、雑音の少なさはとても重要です。

話している人以外から雑音が入ってしまうと、聞き手は発言内容をうまく聞き取りづらくなります。

発言の裏側で子どもの声やペットの鳴き声が聞こえる分には「仕方ない」となりますが、発言していない人の独り言や咳払いは聞こえない方がいいですよね。

マイクボタンがミュートになっているかはこまめに確認するようにしましょう。意図せずミュート解除されている人がいれば、「どなたかマイクONになっているようですがご確認いただけますか？」とコメントすれば気付いてもらえます。

相づち・ジェスチャーは大げさに表現する

ビデオONの会議で有効な手段ですが、少し大げさに身振り手振りをしましょう。

画面越しで、顔も小さくなってしまっているので、繊細な動きは相手に伝わりにくいです。会議室で対面なら少しの動きや目線で伝えることができましたが、リモート会議だとそれが難しいです。

聞いていることを示すためにインカメラに目線を向ける、同意していることを示すために大きく首を縦に振るなど、大げさに表現しましょう。

話し終わったら「以上です」と伝える

自分のコメントが終わったら「以上です」と伝えましょう。

リモート会議では、会話の間を読むことが難しいです。「以上です」と伝えることで、次の人に話し始めて良いタイミングですよということを伝えることができます。

対面で話す時に「以上です」とは言わないため、最初は抵抗があるかもしれませんが、リモート会議をうまく進行するためのルールとして浸透させると良いです。

5分前集合・5分前終了を意識する

会議そのものの進行というよりも、職場のコミュニケーション向上が目的となりますが、5分前集合・5分前終了をルールの一つにするのはいかがでしょうか。

会議が始まる前の5分、会議が終わった後の5分は雑談の時間です。

会議室での会議なら、早めに集まった人の間で雑談があり、会議後にあれこれ議論が起こることがありました。リモート会議では意識しないとそれが難しくなっています。

会議の主催者が5分前に会議を立ち上げ、ビデオONのままスタンバイし、リモート会議に入ってきた人に声をかける、ということができるとコミュニケーションが増進されます。

まとめ

この記事では、リモート会議のおすすめルールを、準備編と進行編に分けて紹介しました。

内容をまとめます。