この記事では、在宅勤務中で電話がしづらいと感じてしまう悩みについて記載します。
私はほぼ毎日在宅勤務を実施していますが、それでも電話をかけるときはためらってしまうことがあります。
全員が出社していた頃は相手の様子を見ながら話しかけることができましたが、リモートワークが進むことで電話で話すことが増えました。
対面なら気軽に話しかけられたけど、電話だとちょっと…
なぜ電話がしづらいと感じるのか改めて考えつつ、うまく電話をするためのコツを紹介します。
この記事をご覧になった後、あなたのお悩みが少しでも軽くなっていれば幸いです。
在宅勤務中で電話がしづらい理由
まずは、在宅勤務中で電話がしづらいのがなぜか、改めて考えてみます。
相手のことを気にしてしまい、電話がしづらい
電話がしづらい理由の一つ目は、相手のことを気にしてしまうことです。
電話がしづらいと思うあなたは、人一倍思いやりのある方なのではないかと思います。
相手のことを配慮せず電話をする方も中にはいらっしゃいます。
例えば、早朝・昼休憩中・深夜など、働いていない可能性がある時間帯に電話をしてくる、などです。
そうでなく、相手のことを気にするあなたは思いやりがあると思います。
相手（もしくは自分）が在宅勤務だと、電話前にこんなことを気にしてしまいますよね。
- 相手が何をしているかわからない
- 相手がどこにいるかわからない
- 相手の忙しさ加減がわからない
対面だと相手の様子をうかがってから話しかけられたものが、電話だと難しくなります。
相手のことを気にしてしまい、電話がしづらいというのはよくわかります。
自分と相手の関係性を気にしてしまい、電話がしづらい
電話がしづらい理由の二つ目は、自分と相手の関係性を気にしてしまうことです。
電話のしやすさは、相手との関係性が大きく関わってくると感じます。
例えば、自分のことを知られていない場合は電話がしづらいですし、「こんな時に電話してくるなんて非常識だ」と思われたらどうしようと思うと電話がしづらいですよね。
特に、関係性が薄い相手には電話がしづらい、という感覚はよくわかります。
電話がしづらい、と思う感覚は正常だと思いますし、それ自体は何も悪いことはありません。
ここから、なるべくためらわずに電話するためのコツを記載します。
電話前のコツ｜電話の目的を文字にする
なるべくためらわずに電話するためのコツは、電話する前に「電話の目的を文字にする」です。できれば簡単な一言で、メモ帳に書き出してみましょう。
なぜ文字にするかというと、電話の最初に電話の趣旨を伝えることができるからです。
例えばこんな感じです。
〇〇の件で相談したくてお電話しました…
この場合は、「相談」が目的です。
電話の目的を最初に伝えることができれば、相手も電話を受け入れやすくなりますよ。
一言でメモ帳に書き出すコツは、自分なりのパターンを作ることです。
- 報告なのか、連絡なのか、相談なのか
- 質問したいのか、回答したいのか
- 要件だけ伝えたいのか、雑談したいのか
パターンが決まっていれば、それに当てはめるだけなので、電話の目的が明確になります。
目的が明確になれば、電話しても大丈夫です。
「在宅で電話しづらい」の解消法｜電話をする前にメールする
電話前のコツ｜電話の目的を文字にするだけではまだ不安があれば、その内容を電話の前にメールしましょう。
事前にメールするときの内容はこんな感じです。
ｘｘさん
〇〇の件について相談させていただけますでしょうか。
メールだとうまく表現できないため、お電話させていただきたいです。
●時～●時の時間帯で、10分ほどお時間いただけないでしょうか。
メールには以下の３つのポイントを含めましょう。
それぞれについて解説します。
メールの内容① 電話の目的
一言でいうと、あなたが電話で何をしたいのか、です。
詳細は電話前のコツ｜電話の目的を文字にするをご覧ください。
メールの内容② メールではなく電話したい理由
電話の目的の達成のためには、電話である必要はなくメールで十分かもしれません。
ですが、あなたは電話がしたいと思ったのです。その理由を伝えましょう。
理由が伝われば、相手に「なんで電話してきたんだ？」と思われづらくなるので、安心して電話することができます。
例えばこんな理由があるので、ご参考にしてください。
- メールだとうまく表現できない、説明できない
- 資料を一緒に見ながら、口頭で補足したい
- 細かい部分を確認したい
電話したい理由はなんでもいいのです。理由を書くことが重要です。
メールの内容③ 都合の良い時間帯と所要時間
電話の目的と、メールではなく電話したい理由を伝えた後は、相手と時間の約束をします。
時間が決まっていれば、安心して電話することができます。
時間の約束をするときのポイントは２つです。
- 時間帯を指定する（例えば、15時～16時）
- 所要時間を伝える（例えば、10分間程度）
まず、大きな枠で時間を指定します。
相手に打ち合わせがあったり、外出していたりすると電話ができないですよね。
電話をしたら、実は重要な会議中だった、なんてことがあったら最悪です。
自分が空いている時間をまず提示し、相手が大丈夫かどうか確認します。
そして、電話にどれくらいの時間がかかりそうか伝えます。
どれくらいの時間かはざっくりで良いですが、1分くださいと言って電話したら10分かかった、ということがないようにしましょう。
私は、ちょっとした案件なら5分くらい、重たそうな案件なら10分～15分、としています。30分くらいかかりそうな案件は、時間短縮できるようにまとめ直したり、いっそのこと会議をしたりします。
時間帯と所要時間が決まれば、あとは電話するだけです。
■「在宅で電話しづらい」の解消法｜マインドを切り替える
「電話しづらいなあ」と感じるマインドを切り替えるのも、手段の一つです。
- まずは電話してみて、取ってもらえなかったらまたかけ直せばいいや
- 何をすればいいかわからないし、いったん電話しちゃおう
- 電話が一番効率的だから、電話しちゃおう
大丈夫です。たかが電話です。
世の中には、電話することに抵抗がない人もいますし、そんなに深く考えずに電話する人もいます。
あなたにはなすべきことがあるのです。そのための電話です。必要悪です。
そんな風に気軽にとらえると、電話しやすくなりますよ。