この記事では、ハイブリッド型勤務の職場での会議の理想、現状、課題と解決策について記載しています。
出社勤務か在宅勤務か選べるハイブリッド型勤務の職場でも「リモート会議のために出社」することがあります。
私はハイブリッド型勤務の職場で働いていますが、在宅勤務ができない一つの理由が「会議があるため」です。
会議のために出社することがなくなればいいと心から思い、自身の職場で試行錯誤している内容を記載します。
同じ悩みを持ってこの記事をご覧になった方の参考になれば幸いです。
ハイブリッド型勤務の職場での会議の理想は？
最初に、ハイブリッド型勤務の職場における会議はこうあるべきだという主張を記載します。
ハイブリッド型勤務の職場における会議は、「会議参加者がどこからでも参加できる」べきだと考えます。
なぜかというと、ハイブリッド型勤務の職場では、勤務している場所が会社だったり自宅だったりと、異なるロケーションから会議に参加するからです。
例えば、説明相手の部長は会社にいて、説明をする私は自宅にいるということがよく起こります。
異なるロケーションでの勤務を許容しているのがハイブリッド型勤務の職場のため、ハイブリッド型勤務の職場における会議はどこからでも参加できるリモート会議であるべきです。
では、現状はどうなっているのでしょうか。
ハイブリッド型勤務の職場での会議の現状は？
ハイブリッド型勤務の職場でのリモート会議の現状を３つのパターンにわけて説明します。
パターン１：自身が目的をもって決裁者に説明する時
まずは、自身が説明者で、決裁者（この記事では部長とする）が説明相手であり、自身と部長の他に参加者がいる場合です。
それぞれの参加者について、１つずつ条件を補足します。
- 自身の説明の目的は、部長からご承認をもらうこと（それによって次のステップに進むことができる）
- 部長は出社勤務をしていることが多く、対面によるコミュニケーションを重視する
- 自身と部長の他の参加者は、どこから参加するかその日までわからない
この場合の自身の取るべき行動の結論は「出社してリモート会議を開催する」です。
部長からご承認をもらうためには、対面によるコミュニケーションを重視する部長に合わせて出社した方がベターです。自身と部長の他の参加者がどこからでも参加できるよう、会社の会議室は準備しつつ、リモート会議用の設定も施す必要があります。
例えば自身が出社しない場合、説明内容をうまく伝えることができず部長のご承認が得られない可能性がありますし、リモート会議の準備をしないと間の階級にあたる係長・課長からのフォローを得られない可能性があります。
よって、目的の達成を考えると、出社してリモート会議を開催せざるを得ないのです。
パターン２：自身が会議主催者の場合
次に、自身が会議主催者の場合です。会議での説明は自身ではなく他の参加者（説明者）が実施します。
それぞれの参加者について、１つずつ条件を補足します。
- 自身のミッションは、会議を成功させること（商談までいかないにせよ、円滑な会議運営が求められる）
- 説明者は、おそらく出社して会議室から会議に参加する
- 説明者以外は、どこから会議に参加するかわからない
この場合の自身の取るべき行動の結論も「出社してリモート会議を開催する」です。
理由は簡単で、説明者が会議室から説明するから、です。円滑な会議運営のためには自身が出社し、会議室のPC、マイク、スピーカー、ビデオの設定をする必要があります。
具体的には、自身より立場の上の人が説明をする会議の主催者が自身になっているパターンがあります。目上の人に「○○さん、会議室の設営やってくださいよ」とは言いづらいものです。
そうなると、出社してリモート会議を開催せざるを得なくなります。
パターン３：自組織以外の相手とリモート会議をする場合
最後に、自組織以外の相手とリモート会議をする場合です。他組織とはリモート会議での接続として記載します。
条件の補足です。
- 会議の目的は、自組織と他組織の意識のすり合わせ（対立しているわけではない）
- 意識のすり合わせにあたり、自組織内の意識が合っている必要がある
- 他組織からのコメントに対し、可能な限り会議内で自組織の見解を述べる必要がある
この場合の自身の取るべき行動の結論も、「出社してリモート会議に参加する」です。自身が傍観者の場合を除きますが。
なぜ出社が必要かというと、「会議内で」、「自組織内の意見を合わせて」発言する必要があるからです。最も円滑にコミュニケーションを取る方法は自組織内の会議参加者が同じ会議室にいることであるため、出社が必要になります。
例えば、自組織内の参加者が別々のロケーションにいる場合、自組織内のコミュニケーションがうまくいかず、
- 「Aさんはこう言ったが、私はこう考える」
- 「Bさんはこう言ったが、自組織内で意識合わせができていなくて申し訳ないが、補足説明してほしい」
- 「Cさん、先ほどの他組織からの質問へ回答できるか？」
といったやりとりが発生します。
同じ会議室に自組織内の参加者が集まっていれば、リモート会議のマイクをオフにしたまま意識合わせをした後に発言をすることができるため、自組織内の統制を取ることができます。
統制が取れていないと、まずは自組織内で意識合わせをしていただいてから再度会議をしましょう、ということになりかねません。
会議の目的が果たせないことは避けるべきなので、出社をしてリモート会議に参加する必要があります。
ハイブリッド型勤務の職場での会議の課題と解決策は？
ハイブリッド型勤務の職場での会議の現状について説明しました。
ここから２つの課題があぶり出されます。
一つは、偉い人が出社していることです。
もう一つは、リモート会議に適応できていないことです。
それぞれについて、解決策を考えてみましょう。
課題１：偉い人が出社しすぎな件
パターン１：自身が目的をもって決裁者に説明する時にしても、パターン２：自身が会議主催者の場合にしても、共通点は「偉い人が出社している」ことです。
そのような状況でもリモート会議を諦めないあなたのヒントになればと思い、解決策を記載します。
解決策①：もっと偉い人に「在宅勤務しなさい」と言ってもらう
一番簡単で効果的なのは、出社している上司よりもさらに上司から「在宅勤務しなさい」と言ってもらうことです。
あなたが出社した方が良いと感じているのと同様に、上司も出社した方が良いと思っているからです。
在宅勤務をしないのが係長なら、その上司の課長から。
在宅勤務をしないのが課長なら、その上司の部長から。
在宅勤務をしないのが部長なら、その上司の事業部長から。
この人が在宅勤務をしてくれれば、という方の上司にあたる方から指示を出してもらうのが最も効果的です。
「もっと偉い人」とコミュニケーションを取る機会はあまりないかもしれません。
例えば目安箱のようなものがあれば投函してみたり、ダイレクトコミュニケーション企画のようなものがあれば参加してみたりという方法を使うことができれば、活用してみるのはいかがでしょうか。
解決策②：偉い人が在宅勤務をしている時間帯を狙って会議設定する
確実にリモート会議をする方法は、偉い人が在宅勤務をしている時間帯を狙って会議設定する、です。
偉い人が在宅勤務なので、会議のための出社を求められることは起こりづらいです。
リモート会議を成功させれば、偉い人にとっても、リモート会議の成功体験ができることになります。
偉い人が在宅勤務をしている時間を狙って、リモート会議を設定しましょう。
解決策③：自身が在宅勤務をしたいことを説明する
偉い人がいつも出社していて会議を対面にされがちという場合は、自分が在宅勤務をしたいことを素直に伝えることも一つの手段です。
偉い人も人間です。部下が在宅勤務をしたいと思う気持ちを全てないがしろにすることはあまりありません。在宅勤務を全く認めないというスタンスでなければ、素直に気持ちを伝えることである程度応じてくれる可能性があります。
例えば、「小さい子どもがいるから」、「週末に風邪をひいてしまったから」、というように、在宅勤務をしたい理由をしっかりと説明しましょう。
理由に納得してもらえれば、偉い人が出社していても、自身は在宅勤務でリモート会議を開催することができます。
課題２：リモート会議に適応できていない件
「リモート会議」というものが浸透してきたように思いますが、一部の方はまだリモート会議のアプリケーションを使いこなせていなかったり、漠然とした不安を感じていたりします。
リモート会議に適応できていない人がいることを認識し、そういった方々にもリモート会議を使いこなしてもらえるように働きかけるというのも手段の一つです。
全員がリモート会議を使いこなすことができるようになれば、ハイブリッド型勤務の職場でも抵抗なくリモート会議を開催できるようになります。
解決策①：リモート会議勉強会を開催する
解決策の一つ目は、特にリモート会議初級者の方向けですが、勉強会です。できれば出社し対面で実施した方がベターです。
リモート会議初級者向けには対面で勉強会をすべき理由は、些細なつまづきポイントをすぐに言える・すぐに気づけるからです。勉強会なので何かしらのコンテンツを用意して開催することになりますが、何かわからないことがあっても対面であればすぐに解決することができます。
例えば、アプリケーションへのログインができない、「右上の三点から〜」と口頭で言ってもどこにあるかわからない、「マイクをオフにしてください」と言ったらスピーカーをオフにしていた、など、リモート会議初級者は思いもしないところでリモート会議への苦手感が出てしまいがちです。
目的はあくまでもリモート会議の理解浸透です。ググればすぐ出るなんて冷たいことは言わず、目的達成のために必要なことだと割り切って対応しましょう。
解決策②：リモート会議ノウハウ集をまとめて共有する
続いては、主にリモート会議中級者向けですが、ノウハウ集をまとめて共有するのも効果的です。
ノウハウ集としてまとめることによって、「これを見れば大体わかる」という共通認識を作り上げることができます。
不明点があればまずはノウハウ集を見るようになれば、都度問い合わせを受けることが少なくなります。ノウハウ集に記載がなければ随時追加をしていくことで、大体の問い合わせには「ここに書いてあることを試してもらえますか？」という対応ができるようになります。
ググればすぐに出る内容もありますが、Web会議ツールは会社の契約内容によっては利用できるコンテンツが異なることもあり、社内ならではの問い合わせ内容があるということもあります。
リンク先をまとめたテキストファイルでもいいのです。マニュアルのように「これを見ればわかる」というものを作ってみるのはいかがでしょうか。
解決策③：リモート会議中でもコミュニケーションができる別のチャネルを作る
こちらはリモート会議上級者向けですが、リモート会議以外でコミュニケーションができるチャネルを作ることも一つの手段です。
特に自組織以外の相手とリモート会議をする場合に出社会議をしがちであれば、効果があります。
リアルタイムにやりとりできるチャットツールを導入されている組織であれば、会議用にチャネルを作る方法があります。
どこからか参加しているメンバーが相手の発言内容を即時にテキスト化し、それに対して他のメンバーがコメントを書き込んでいく。会議では、代表者がテキストで書き込まれたコメントを確認してから発言をする、といったやり方をすることができるようになります。
この方法を取ることができれば、自組織 vs 他組織の構図の会議でも、自組織内では意識の合った発言をしやすくなります。
まとめ
この記事では、ハイブリッド型勤務の職場での会議について記載しました。
内容を簡単にまとめます。
ポイント
- ハイブリッド型勤務の職場で出社しなければならない理由の一つが「会議」
- 偉い人が出社していても、自身は在宅でリモート会議をするヒントを紹介
- 周囲のメンバーを含めて、リモート会議を取り入れやすくなるためのヒントを紹介